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Delibera AGCM 16 aprile 2014, n.25101 - Regolamento economale dell’Autorità garante della concorrenza e del mercato


REGOLAMENTO ECONOMALE DELL’AUTORITÀ GARANTE DELLA CONCORRENZA E DEL MERCATO
Delibera n. 25101 del 16 aprile 2014 pubblicata nel Bollettino n.38 del 6 ottobre 2014

[come modificato dalla delibera n. 25690 del 28 ottobre 2015 pubblicata nell'Edizione Speciale Supplemento al Bollettino n. 40/2015]

 

Articolo 1

Oggetto e contenuto del Regolamento

1.        Il presente Regolamento stabilisce i compiti e le modalità di funzionamento del Servizio di cassa e disciplina il  pagamento di spese per le quali si deve provvedere immediatamente entro i limiti e con le modalità di cui al presente Regolamento.

Articolo 2

Tipologia di spese

1.        A mezzo del servizio di cassa si fa fronte alle spese minute o per le quali sia indispensabile il pagamento immediato, entro il limite massimo di euro 500,00 per ciascuna operazione.

2.        Si indicano di seguito le spese per le quali è possibile eseguire il pagamento in contanti:

a) acquisto, riparazione e manutenzione di beni mobili, macchine e attrezzature;

b) spese per rilegatura volumi;

c) spese postali e telegrafiche, per l'acquisto di carte e valori bollati, per spedizioni a mezzo servizio postale o corriere;

d) spese per manutenzione ed esercizio autovetture in uso all'Autorità;

e) spese per il pagamento di imposte, tasse, tributi e sanzioni amministrative, quando dal ritardo del pagamento possano derivare interessi o sovrattasse;

f) spese per notifiche;

g) diritti di segreteria;

h) rimborso spese per accertamenti sanitari;

i) acquisti di presidi medicali;

l) rimborso spese viaggio relative all’utilizzo di taxi o, comunque, di autovetture ad uso pubblico, da parte del personale dipendente debitamente autorizzato;

m) anticipi di spese per missioni ispettive del personale dell’Autorità;

n) ogni altra spesa minuta e urgente, di carattere diverso da quella sopra indicata, necessaria per il funzionamento degli uffici e servizi dell’Autorità, per la quale sia indispensabile il pagamento in contanti, purché entro i limiti sopra indicati.

Articolo3

Il cassiere

1.        L’incarico di cassiere è affidato a impiegato in servizio presso l’Autorità, che assume la denominazione di cassiere.

2.        E' consentito affidare allo stesso impiegato anche l’incarico di consegnatario.

3.        Con determina del Segretario generale, vengono anche designati uno o più impiegati, di qualifica pari o inferiore, incaricati di sostituire il titolare in caso di assenza o di impedimento temporaneo.

4.        Nello svolgimento dei compiti a esso demandati, il cassiere può essere coadiuvato da altri impiegati, ferma in ogni caso la personale responsabilità del medesimo.

5.        Il cassiere e i suoi sostituti sono nominati per la durata di un quinquennio, rinnovabile per una sola volta, dal Segretario generale.

6.        Al momento dell’immissione del dipendente nelle funzioni di cassiere deve essere redatto un verbale di consegna relativo ai beni e valori di cui il cassiere è consegnatario.

Articolo 4

Fondo cassa e compiti del cassiere

1.        Il cassiere per ciascun esercizio dispone di un fondo economale di importo massimo non superiore a 50.000,00 euro. A valere sul fondo citato può disporre prelievi periodici in misura adeguata alle esigenze di cassa. L’Autorità, in ragione di specifiche esigenze intervenute nel corso dell’esercizio, con propria delibera, può integrare la dotazione iniziale del fondo economale di disponibilità aggiuntive.

2.        Le disponibilità sul fondo risultanti in cassa al 31 dicembre sono riversate all’istituto tesoriere a cura del cassiere per la chiusura generale del conto di gestione, salvo una dotazione non superiore a 1.000 euro per far fronte a eventuali spese di cui all’art. 2 che dovessero presentarsi nei primi giorni dell’anno successivo.

3.        Il cassiere è responsabile della custodia e della distribuzione periodica agli aventi diritto dei titoli di legittimazione rappresentativi del servizio sostitutivo di mensa (buoni pasto).

4.        Il cassiere può ricevere in custodia, se dotato di armadi di sicurezza, oggetti e valori di pertinenza dell’amministrazione dietro ordine scritto del Segretario generale o di un suo delegato. La cessazione della custodia dovrà essere eseguita con le medesime modalità.

5.        Il cassiere custodisce il denaro e i valori in una o più casseforti site nei locali dell’ufficio. Le modalità di conservazione delle chiavi della cassaforte e della combinazione sono definite da apposito ordine di servizio del Segretario generale.

6.        Il cassiere non può, nemmeno temporaneamente, impiegare i fondi messi a sua disposizione per usi diversi da quelli cui sono destinati, incorrendo, altrimenti, in sanzioni disciplinari.

7.        È vietato al cassiere di ricevere in custodia denaro o altri valori di proprietà privata.

Articolo 5

Le anticipazioni e i pagamenti del cassiere

1.        Spetta al cassiere effettuare le anticipazioni e i pagamenti di tutte le spese di cui all’art. 2, regolarmente autorizzate nel rispetto della procedura di seguito indicata.

2.        Le anticipazioni e i pagamenti delle spese di cui all’art. 2, ad eccezione di quelle di cui alla lettera m) che sono disciplinate dal successivo comma 5, vengono effettuati dietro presentazione di richieste motivate del Responsabile dell’unità organizzativa che riscontra il fabbisogno, compilate su appositi moduli forniti dallo stesso cassiere, che in futuro potranno essere anche prodotte con procedura automatizzata. Le richieste, numerate progressivamente per ogni esercizio finanziario, dovranno riportare la descrizione del bene o servizio per il quale si chiede l’anticipazione o il pagamento in contanti, l’importo noto o stimato da pagare, il fornitore, il capitolo di bilancio di imputazione della spesa, la data e la firma del Responsabile dell’unità organizzativa richiedente.

3.        Le anticipazioni e i pagamenti di cui al comma precedente, sono effettuati previo accertamento da parte del cassiere che le  richieste avanzate rientrino nella tipologia di cui all’art. 2 e che sussista la disponibilità di fondi presso la cassa economale. Il Responsabile della Direzione Bilancio e Ragioneria attesta che il capitolo di bilancio su cui deve essere imputata la spesa sia congruo.

Le anticipazioni devono essere registrate sul partitario dei sospesi di cassa. I sospesi devono essere chiusi entro il giorno lavorativo successivo alla erogazione dell’anticipazione.

4.        Una volta effettuata la spesa, il dipendente che ha ricevuto l’anticipazione deve presentare al cassiere la documentazione giustificativa della stessa, allegandola al modulo di liquidazione debitamente compilato e sottoscritto.

A seguito della presentazione della documentazione giustificativa, da allegare al foglio di liquidazione che deve essere sottoscritto dal cassiere, saranno regolate eventuali differenze tra la somma anticipata e quella effettivamente spesa e il sospeso di cassa registrato nel partitario dei sospesi viene estinto.

5.        Le anticipazioni per le missioni ispettive sono erogate previo accertamento da parte del cassiere che sussista la disponibilità di fondi presso la cassa economale e a seguito di presentazione dell’apposito incarico di missione regolarmente compilato e sottoscritto da tutti i responsabili preposti, nel quale sono indicati la stima della spesa di missione e il capitolo di bilancio di imputazione della spesa. La regolazione delle eventuali differenze a debito o a credito del dipendente avverrà a seguito di presentazione della rendicontazione delle spese sostenute e della liquidazione delle stesse in busta paga.

6.        Il cassiere deve curare sollecitamente il pagamento delle somme dovute agli interessati per le quali gli sia pervenuta la relativa autorizzazione. Deve, altresì, accertare, sotto la propria responsabilità e con i mezzi che ritiene idonei l’identità delle persone che devono riscuotere le somme.

Articolo 6

Scritture di cassa

1.        Il cassiere ha un’unica gestione di cassa per tutte le operazioni e cura la tenuta delle seguenti scritture contabili:

a)        registro cronologico generale di tutte le operazioni di cassa ad esso affidate, in cui viene indicato il fondo di cassa iniziale complessivo e dimostrata in apposita sezione la situazione del fondo stesso in ogni momento. Le operazioni contabili sono registrate  non appena compiute, in modo che risulti in ogni momento l’effettivo fondo di cassa esistente. Il registro è chiuso al termine di ogni giornata e un esemplare, corredato dalla documentazione giustificativa di spesa, viene trasmesso giornalmente al Responsabile della Direzione Bilancio e Ragioneria;

b)        partitario dei sospesi di cassa, di cui all’art 5, comma 3;

c)        registro dei valori, in cui vengono annotate eventuali movimentazioni in entrata e in uscita di valori bollati;

d)        registro di carico e scarico dei buoni pasto in cui sono annotate le entrate e le uscite dei buoni pasto;

e)        registro degli eventuali beni ricevuti in custodia.

2.        Tutti i registri tenuti dal cassiere sono a pagine numerate e devono essere muniti, prima che ne sia fatto uso, del bollo tondo dell’Autorità e del visto del Responsabile della Direzione Bilancio e Ragioneria.

3.        Alla fine di ogni trimestre il Responsabile della Direzione Bilancio e Ragioneria prende visione del rendiconto dei movimenti di cassa, in entrata e in uscita, delle spese sostenute, corredati dei relativi documenti giustificativi.

4.        Le scritture contabili di cui al comma 1 possono essere tenute anche esclusivamente su supporto informatico, secondo adeguati requisiti formali, sostanziali e di sicurezza, in conformità al quadro normativo di riferimento.

5.        La Direzione Bilancio e Ragioneria provvede alle registrazioni contabili delle entrate e delle uscite di cassa - nell’ambito del sistema informatico dedicato alla gestione finanziaria del bilancio di previsione dell’Autorità - entro il giorno lavorativo successivo a quello in cui le stesse sono state disposte dal cassiere.

Articolo 7

Vigilanza e controllo della gestione del cassiere

1.        Il Responsabile della Direzione Bilancio e Ragioneria deve eseguire, almeno una volta nel corso di ogni trimestre e comunque, in occasione delle verifiche del Collegio dei Revisori, alla fine di ogni esercizio e nel caso di cambiamento della gestione, una verifica della cassa e delle scritture tenute dal cassiere.

2.        Entro il mese di marzo vengono eseguite, altresì, verifiche sulle operazioni di chiusura dell’esercizio precedente e in occasione del passaggio di gestione.

3.        Oltre alla constatazione del denaro, la verifica deve estendersi a tutti i beni e i valori affidati al cassiere.

4.        Di ogni verifica è redatto un processo verbale, in due originali, dei quali uno è conservato dall’ufficio riscontrante, uno è trattenuto dal cassiere.

5.        In occasione delle verifiche del Collegio dei revisori e in caso di cambiamento di gestione viene redatto un terzo esemplare da trasmettere, rispettivamente, al citato Organo di controllo e al cassiere subentrante.

6.        Il cassiere è tenuto a fornire in sede di verifica tutti i documenti e i chiarimenti richiesti, nonché a dichiarare che non esistono altre gestioni oltre quelle risultanti dalla verifica.

Articolo 8

Resa del conto giudiziale del cassiere

1.        Il cassiere, in quanto agente contabile, conformemente a quanto disposto dall’art. 16 del decreto legislativo n. 123/2011, deve rendere ogni anno il conto giudiziale della gestione alla Direzione Bilancio e Ragioneria entro due mesi dalla chiusura dell'esercizio o dalla cessazione del cassiere dall’ufficio per qualunque causa. In particolare, ogni conto reso deve essere esaminato dal Responsabile della Direzione Bilancio e Ragioneria per verificare la completezza documentale e parificare i dati e i valori in esso riportati con quelli risultanti dalle scritture contabili.

2.        La Direzione Bilancio e Ragioneria, dopo aver proceduto alla verifica e alla parificazione del conto giudiziale, provvede entro i successivi due mesi al deposito dello stesso presso la Sezione Giurisdizionale per la Regione Lazio della Corte dei conti.

 

3.        Il cassiere allega in copia al conto :

a) il provvedimento di nomina;

b) eventuali verbali dei passaggi di gestione;

c) la documentazione giustificativa della gestione (reversali e mandati);

d) le relazioni e le verifiche di cassa effettuate dal Collegio dei revisori dei conti.

4.        Ove in un anno più titolari si siano succeduti in un ufficio, ciascuno di essi, separatamente, deve presentare il conto del periodo della propria gestione.

5.        Le verifiche periodiche del Collegio dei revisori dei conti, di cui all'art. 54 del Regolamento di contabilità, accertano che il cassiere rispetti le regole proprie della sua gestione, senza abusi o irregolarità e che tenga regolari scritture nonché la documentazione probatoria delle operazioni compiute.

Articolo 9

Norme finali

[abrogato]